Trách nhiệm của Lưu trữ nhà nước Nhật Bản Bổ sung Tài liệu lưu trữ và Tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử Bổ sung Tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử vào Lưu trữ nhà nước Nhật Bản (NAJ) từ các Bộ và các cơ quan, được thực hiện theo quy định của Đạo Luật Quản lý Văn thư và Lưu trữ (Đạo luật số 66 năm 2009).sohoatailieu.com.vn Tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử thuộc quyền sở hữu của các cơ quan hành chính nhà nước và các cơ quan hành chính sự nghiệp được chuyển vào NAJ khi hết hạn vận lưu giữ. Khi một cơ quan hành chính nhà nước có ý định xử lý đối với các tài liệu hành chính hết kì hạn bảo quản, trước tiên phải có sự đồng ý của Thủ tướng. Quy trình này nhằm bảo đảm việc chuyển giao đáng tin cẩn của tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử. Trên thực tế, trước khi chuyển giao tài liệu, NAJ bàn bạc với cơ quan hành chính về các nội dung chẳng hạn như thời gian chuyển giao. 1. khử trùng Nhằm ngăn ngừa việc hủy hoại tài liệu do nấm mốc, côn trùng.v.v.., các tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử đặc biệt chuyển vào NAJ từ các Bộ và các cơ quan được khử trùng trước khi xếp vào giá. Một máy diệt trùng ethylene oxide (loại giảm áp xuất) được dùng và máy này thực hành một quy trình diệt trùng hoàn tất trong 10 ngày.sản phẩm số 2. Phân loại và Xếp giá Các tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử đã được diệt trùng và phân loại được lưu chứa trong các kho nơi có nhiệt độ luôn duy trì ở mức 22[sup]oC [/sup]và độ ẩm là 55% để có thể bảo vệ tài liệu khỏi tác động của ánh sáng trực tiếp, nhiệt độ và độ ẩm cao, bụi, ô nhiễm không khí v.v… Trong các kho này, các hệ thống báo cháy, CO[sub]2[/sub] , chống dập cháy khí gas được lắp đặt nhằm chống cháy. 3. Lập danh mục Lập danh mục hồ sơ (chả hạn như Bosatsu Mokuroky, là một danh mục gồm rất nhiều tài liệu lưu trữ và tài liệu) và, trong trường hợp cần thiết, danh mục chi tiết của từng tài liệu trong hồ sơ (Kenmei Mokuroku) mới được tạo ra khi nộp vào nguồn Tài liệu lưu trữ và Tài liệu Lưu trữ công có tính lịch sử đặc biệt. Dữ liệu các danh mục này được cung cấp duyệt Hệ thống Lưu trữ số để người dùng có thể dễ dàng tầm danh mục trên internet. 4. Microfilming (ghi phim) NAJ tiến hành chuyển đổi các tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ công có tính lịch sử đặc biệt từ dạng giấy sang dạng phương tiện lưu trữ khác, điều này có tính đến chừng độ bị hủy hoại và tần suất sử dụng tài liệu. Các tài liệu có chừng độ hủy hoại nhanh được chuyển đổi sang dạng microfilm với tần suất dùng thẳng tắp tốt hơn tình trạng bảo quản được số hóa trực tiếp.giải pháp số hóa tài liệu 5. Bảo quản NAJ thực hành bảo quản tài liệu lưu trữ, rất nhiều tài liệu lưu trữ bị hủy hoại theo thời gian, một số còn bị hủy hoại do côn trùng, chuột, nước, khói, axit hóa,v.v… do vậy người dùng không thể tiếp cận. Các nhà phục chế tài liệu chuyên nghiệp xác định chừng độ hủy hoại của tài liệu và phục chế phần nào bằng việc vận dụng nhiều phương pháp phục chế khác nhau, bao gồm vá tài liệu, viền mép, dán, bồi nền.
