Một hệ thống quản lý khách sạn, hay còn gọi là PMS (Property Management System), là một ứng dụng ngày càng hữu ích trong một số khách sạn cao cấp, hỗ trợ chủ sở hữu và nhân viên thực hiện những nhiệm vụ khác nhau. Mặt khác, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một hệ thống PMS phù hợp, các bạn cần biết rõ phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp đó có khả năng thực hiện được những gì. 1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì? PMS một hình thức cho phần mềm khách sạn, trợ giúp các khách sạn, khu nghỉ dưỡng và các tài sản tương tự thực hiện một số công việc và hoạt động thường ngày. Ứng Dụng thường bao gồm nhiều công việc quản lý và quản trị, với những ví dụ bao gồm đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho. 2. Tại sao mỗi khách sạn cần một hệ thống PMS? Một phương pháp ứng dụng quản lý khách sạn ngày càng quan trọng vì ngành khách sạn hiện đại được thúc đẩy bởi công nghệ. Với một số nguồn đặt phòng có khả năng tới từ một số kênh, giá cần được điều chỉnh thông minh cho việc kiểm soát doanh thu. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho tới khi thanh toán, trả phòng phải được diễn ra đồng bộ, linh động và chuyên nghiệp. Điều này vừa giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp ứng phó với nhiều thách thức đó. Một hệ thống quản lý khác sạn chính xác sẽ cho phép nhân viên loại bỏ những thủ tục giấy tờ không cần thiết và thực hiện những nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Không chỉ có thế, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo. 3. Một số tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì? Mặc dù có rất nhiều đơn vị cung cấp hệ thống PMS trên lĩnh vực, vấn đề quan trọng là nên xác định một hệ thống có một số tính năng khả quan cho khách sạn của bạn. Và đây là những tính năng quan trọng nhất của một hệ thống quản lý khách sạn. a. Đặt phòng Tính năng trước hết và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn phải có là khả năng xử lý một số yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống hoàn hảo sẽ cho phép nhân viên đơn giản thực hiện một số nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,… b. Dữ liệu khách hàng thị trường công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều phải thiết là hệ thống quản lý khách cần bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như một số thói quen của họ như: khác hàng đã đến khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng những dịch vụ nào,… Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu những khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho nhiều chiến dịch quảng bá dịch vụ, các chương trình khuyến mãi tới các khách hàng của mình. c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn Tiếp đến, việc quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản nên cung cấp một loạt những tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này nên bao gồm những tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho một số đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng nên cho phép những email xác nhận được gửi nhanh chóng. Không những thế, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất cần có thể tạo hóa đơn cũng như biên lai cho khách hàng, để có thể đơn giản phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi dùng các dịch vụ khách sạn trả phí nào. d. Báo cáo Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn cần bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh các báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và một số báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc một số quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn. Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất cần thiết trong thị trường khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm chính xác với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết phải triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là cách mà một số bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay. 4. Những tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee những tính năng chính của Ezibee: Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn, Quản lý các bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng, Quản lý khách hàng và một số công nợ, Quản lý kho hàng, Thống kê, báo cáo chính xác. Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách những phòng trống, vị trí và giá nhiều phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý nhiều giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách. Ezibee trợ giúp nhân viên lễ tân có khả năng thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý mọi khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể giải quyết nhiều vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng. Hệ thống quản lý tình trạng các buồng, phòng để cập nhật tình trạng lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách đến và đi, quản lý những tài sản cố định trong phòng chi tiết. Tính năng quản lý kho chuyên nghiệp trợ giúp xử lý kiểm toán hàng hóa trong kho bằng một số thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có chức năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và nhắc nhở cho nhân viên quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được dùng những để có phương hướng kinh doanh đúng đắn hơn. Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý thông tin của khách hàng chi tiết như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý một số công nợ nếu có, đưa ra định mức và hạn phải thu một số công nợ. Phần mềm bạn cần: phần mềm quản lý bida Tính năng xuất dữ liệu cụ thể của Ezibee hỗ trợ khách sạn thống kê trạng thái kinh doanh chi tiết cho chủ doanh nghiệp. Báo cáo có thể tùy chỉnh các số như ca làm việc, nhiều dịch vụ đi kèm, báo cáo về số khách nghỉ trong ngày, tình hình những phòng và còn những vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
