Như vậy, so với cách may photocopy gia re truyền thống, Tiết kiệm chi phí cho công tác lưu trữ truyền thống cách làm này tiết kiệm đến 50% công sức lao động trong công tác số hóa, chỉnh sửa sau scan nhờ các quy trình tự động của V-Scan. Cộng thêm vào đó có thể tiết kiệm thêm chừng 20-30% công sức lao động do tăng năng suất làm việc khi sử dụng các công cụ lưu trữ, tìm kiếm và khai thác điện tử. Tốc độ tìm kiếm và khai thác rất cao. Thời gian tìm kiếm chỉ trung bình chỉ tính bằng giây kể cả phải tìm nhiều lần mới ra một kết quả mong muốn. Mọi người ở mọi nghiệp vụ đều có thể đóng vai trò lưu trữ viên, thư viện viên... nên tăng năng suất lao động của mỗi người. Mọi công tác may photocopy gia re trao đổi thông tin, khiếu kiện, chuẩn bị cho khiếu kiện, các hồ sơ pháp lý... đều có thể thông qua các tài liệu lưu trữ điện tử sẵn có mà không phải mất thời gian tìm kiếm, sao chụp từ kho lưu trữ giấy. Lưu trữ điện tử giúp cho việc tăng tính minh bạch của thông tin, mọi công tác quản lý đều có thể tiếp xúc trực tiếp với những tài liệu lưu trữ điện tử ngay mà không phải chờ đợi từ kho lưu trữ giấy nữa. Mọi công tác quản lý nội bộ và quản lý khách hàng đều có thể được liên kết với lưu trữ ngay lập tức, nhanh gọn và hiệu quả cao. Luôn sẵn sàng phục vụ có cho nhu cầu truy cập và sử dụng bởi người được phép. Đảm bảo tính đầy đủ và hoàn thiện của mọi thông tin lưu trữ. Các dữ liệu may photocopy gia re được đảm bảo an toàn ngay trong trường hợp xảy ra thảm họa như cháy nổ trong khi đối với kho lưu trữ giấy sẽ bị mất đi vĩnh viễn. Tính bảo mật: Kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ và quản lý tốt mức độ bảo mật ngay khi scan-chụp tài liệu. MẸO TRÁNH NHIỄM ĐỘC KHÍ TỪ may photocopy gia re may photocopy gia re nói riêng và máy văn phòng nói chung là những sản phẩm văn phòng dễ dàng gây nhiễm độc cho người thường xuyên tiếp xúc với chúng. Dưới đây sẽ là những mẹo cơ bản để bạn tránh nhiềm độc cơ bản nhất. may photocopy gia re được sử dụng dựa trên nguyên lý: lợi dụng điện xung áp cực cao để phóng điện, lợi dụng ánh sáng tác dụng hình thành phần in kín để chụp tài liệu. Khi sử dụng máy, đèn thuỷ ngân cao áp hoặc tia lửa điện (có chứa một lượng lớn tia cực tím) có tác dụng biến đổi oxy trong không khí thành ozone. Theo các kết quả nghiên cứu đã công bố, cơ thể rất nhạy cảm với khí ozone: khi làm việc trong môi trường có nồng độ khí ozone từ 10mg/m3 trở lên, nếu không có biện pháp bảo vệ, phổi sẽ tồn đọng một lượng khí ozone lớn dẫn đến bệnh sưng phổi nước nhiễm độc tính. Riêng những người tiếp xúc may photocopy gia re trong thời gian dài có nguy cơ bị các bệnh về đường hô hấp như: ho, mũi họng khô, khó thở. Ở mức độ nặng hơn, sẽ xuất hiện những bệnh lý liên quan đến thần kinh như đau đầu, chóng mặt, giảm thị lực và khả năng miễn dịch... Chưa kể các loại mực của may photocopy gia re màu (mực nước, mực bột) cũng có tác hại không nhỏ đối với sức khoẻ. Chẳng hạn mực bột được sản xuất từ nguyên liệu than đen đặc biệt; ôxít cácbon thơm trong than đen không những có khả năng làm thay đổi kết cấu của tế bào nhiễm sắc thể bình thường mà còn có thể gây ung thư. Còn mực nước được làm từ mực bột có hoà trộn dung dịch ôxít cácbon. Dung dịch này dễ sôi ở nhiệt độ thấp, dễ bốc hơi và nếu điều kiện thông gió trong phòng không tốt, bụi than đen bám lại trong phòng sẽ tăng nguy cơ gây bệnh cho những người làm việc với máy. Để giảm bớt tác hại của may photocopy gia re, người trực tiếp đứng máy nên tránh nhìn vào ánh sáng phát ra từ máy, đậy nắp máy trước khi vận hành, cách này sẽ giúp hạn chế việc phóng thích ozone ra bên ngoài. Kế đến, cần chú ý đến nơi đặt máy, không nên đặt nhiều may photocopy gia re quá sát nhau trong phòng làm việc kín. Chỗ đặt máy cần phải thông thoáng, nếu có gió tự nhiên và ánh sáng mặt trời thì càng tốt. Để bảo đảm cho sức khỏe, người đứng máy nên mang khẩu trang khi vận hành máy, tránh sao chụp liên tục. Đứng máy khoảng một tiếng thì nên dừng nghỉ 5 - 10 phút. Ngoài ra, mực in nên chọn loại ít thành phần độc hại như chì hay những chất hữu cơ khó phân huỷ (POP). Quy trình bảo trì may photocopy gia re Thực hiện bảo dưỡng định kỳ sẽ giúp may photocopy gia re hoạt động ổn định, cho bản chụp có chất lượng cao và nâng cao tuổi thọ của vật tư. Đầu tiên, nhân viên kỹ thuật sẽ chụp thử 1 bản copy để đánh giá tình trạng của máy. Nếu có vấn đề gì thì kỹ thuật sẽ báo lại với khách hàng để tìm hướng giải quyết. Nếu máy chạy bình thường thì sẽ tiến hành bảo dưỡng máy theo các công đoạn sau: - Về phần cứng: Kiểm tra, vệ sinh, cân chỉnh và bảo dưỡng máy, giám định tuổi thọ những phụ tùng vận hành có tính hao mòn cao,... - Về phần mềm: Kiểm tra và điều chỉnh các thông số về phần mềm điều khiển máy cho phù hợp (đối với các loại may photocopy gia re, máy fax, máy in).
