Bạn đang có ý tưởng kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hoặc là phát triển quy mô kinh doanh? Bạn muốn lo lắng về phần mềm quản lý khách sạn và hiệu quả quản lý của phần mềm đối với công việc kinh doanh khách sạn. Bài viết dưới đây Ezibee sẽ nêu rõ những ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời mọi người cùng tìm hiểu. Để có lựa chọn hoàn hảo nhất cho hoạt động kinh doanh của mình. Điểm đặc biệt của ứng dụng excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ Phần mềm excel là một ứng dụng bảng tính của Microsoft trợ giúp quá trình tính toán trở nên tiện hơn. Phần mềm này đã sớm được dùng rộng rãi trong một số hoạt động kinh doanh từ lâu. Những năm gần đây, thường có không ít khách sạn vừa và nhỏ cài đặt ứng dụng này trong việc quản lý. Tất nhiên, với sự phát triển nổi bậc của công nghệ, quá trình quản lý phòng khách sạn bằng phần mềm excel bộc lộ ra nhiều nhược điểm, bên cạnh nhiều ưu điểm đã có của nó. Phần mềm excel giúp quản lý: Check in, check out khách ra vào hàng ngày Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, kiểm soát tình trạng phòng đơn giản (thông tin khách, thông tin phòng) In hóa đơn riêng cho từng dịch vụ, có thể in ngay cho khách Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel Ưu điểm Miễn phí, dễ dàng sử dụng: Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ mọi người thực hiện các công việc tính toán phổ biến một hình thức không quá khó. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho những dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng phân thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu một số chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết từng mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo mong muốn của khách hàng. Lưu trữ, tra cứu và tính toán Với các kỹ năng đơn giản, ứng dụng từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu mỗi ngày, giải nhiều bài toán, thuận lợi cho công tác làm báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với nhiều bảng biểu bằng các con số cụ thể (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ được cập nhật khi thay đổi các tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng). Tiết kiệm chi phí, tối ưu doanh thu Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được sử dụng đúng đắn nhất cho một số loại hình khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm không đáng kể. Nhược điểm Độ bảo mật dữ liệu thấp Khi dùng phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể dễ dàng bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Vì chức năng phân quyền không được tích hợp. Và chắc chắn là những chủ kinh doanh đều biết rõ hậu quả của việc này. Dễ xảy ra sai sót Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ chính xác cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn tới sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian. Khó kết hợp với nhiều báo cáo Excel không thể tự động thống kê, tạo ra những báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Chính vì vậy, bạn sẽ phải mất thời gian, công sức, nhân sự cho việc tạo báo cáo. Không đáp ứng được với khách sạn quy mô lớn Đối với nhiều khách sạn có quy mô từ 3 sao trở lên, tích hợp một số loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không thể thỏa được hoạt động quản lý nữa. Từ các ưu nhược điểm miêu tả trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là biện pháp ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư. Thế nhưng, để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh, mang đến nguồn tài chính về lâu dài hoặc trong tình trạng khách sạn muốn phát triển số lượng phòng và mở thêm các loại hình dịch vụ thì có thể tính đến vấn đề dùng phần mềm quản lý chuyên nghiệp. Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa? Có thể mọi người cần: phần mềm quản lý massage
