Nhiều người thường xuyên sử dụng email tiếng Anh trong công việc nhưng chưa nắm được cách diễn đạt phù hợp. Trong khi email gửi bạn bè có thể chứa sai sót ngữ pháp và không gây khó chịu, email trao đổi công việc yêu cầu chỉn chu hơn để tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác. Trang My English Teacher chia sẻ một số lưu ý để cải thiện kỹ năng viết email chuẩn mực. 1. Tiêu đề Dòng tiêu đề trong mỗi email rất quan trọng. Bạn cần tóm tắt một cách ngắn gọn và rõ ràng nội dung chính của email. Ví dụ: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers (Bản tóm tắt cuộc họp với nhà cung cấp ABC). 2. Rút gọn câu Đừng khiến email trở nên quá tải bởi những thuật ngữ đầy tính kỹ thuật hoặc cụm từ dài. Bạn có thể sử dụng câu ghép nhưng hãy đảm bảo không gây khó hiểu cho người đọc. Một lỗi thường gặp của người học tiếng Anh là cố gắng dịch từng chữ từ ngôn ngữ mẹ đẻ, khiến ngữ pháp và cách dùng từ không chuẩn. Nguyên tắc phổ biến mà bạn có thể áp dụng gói gọn trong từ KISS - Keep It Short and Simple (giữ câu ngắn và đơn giản). Viết email là kỹ năng quan trọng trong công việc. Ảnh: đào tạo doanh nghiệp 3. Nghĩ về đối tượng nhận email Người nhận là đồng nghiệp, khách hàng hay sếp của bạn? Đây là email trang trọng hay thân mật? Hầu hết email công việc hiện nay đều có giọng điệu trung tính. Hãy lưu ý một số khác biệt giữa hai cách diễn đạt. Một số email gửi đồng nghiệp có thể được viết dưới dạng thân mật do bạn đã làm việc với họ trong thời gian dài và biết rõ nhau. Trong trường hợp này, bạn có thể dùng các cụm từ quen thuộc trong đối thoại hàng ngày như "Don't forget" (đừng quên), "Catch you later" (gặp lại sau), "Cheers" (hoan hô). Người nhận cũng dễ dàng chấp nhận hoặc bỏ qua lỗi ngữ pháp nhỏ trong email dạng này. 4. Suy nghĩ về cách diễn đạt trực tiếp hay gián tiếp Một số nơi thường có văn hóa truyền đạt trực tiếp trong thư tín điện tử. Tuy nhiên, điều này có thể gây rắc rối khi bạn viết cho ai đó ở quốc gia khác bằng ngôn ngữ không phải tiếng mẹ đẻ. Họ có thể đánh giá sự thẳng thắn của bạn là thô lỗ hay xúc phạm. Bằng cách điều chỉnh giọng điệu, bạn có khả năng nhận được phản hồi tốt từ người đọc. 5. Từ ngữ tích cực Hãy nhìn vào những từ sau: helpful/ useful (hữu ích), good question (câu hỏi hay), agreed (chấp nhận, nhất trí), together (cùng nhau), I will do my best (Tôi sẽ cố hết sức), mutual (tương hỗ, lẫn nhau), opportunity (cơ hội). Bạn sẽ nhận ra năng lượng tích cực và tiêu cực từ hai nhóm trên. Từ ngữ bạn sử dụng thể hiện thái độ đối với cuộc sống, do đó hãy lựa chọn một cách thông minh.( tìm hiểu thêm dạy tiếng việt cho người nước ngoài ) 6. Tham khảo ý kiến Hãy thử nhờ giáo viên tiếng Anh hoặc ai đó có trình độ tiếng Anh tốt đưa ra phản hồi về một email mà bạn viết. Đồng thời, khi nhận được bất kỳ email nào, bạn có thể tận dụng như một nguồn học tập để cải thiện tiếng Anh. Hãy bắt đầu tạo từ điển cho riêng mình bằng cách thu thập cụm từ mà bạn nghe và đọc được từ xung quanh. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn diễn đạt ý tương tự trong tương lai.
